GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ NỘI DUNG DOANH NGHIỆP ECM

TỔNG QUAN

Enterprise Content Management (ECM) không đơn giản chỉ là một sản phẩm phần mềm. Theo nghĩa đầy đủ, ECM là một hệ thống bao gồm chiến lược, phương pháp và các bộ công cụ được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.

Thông tin phi cấu trúc (bao gồm các dạng như văn bản tài liệu, video, audio, email, báo cáo kết xuất từ các ứng dụng nghiệp vụ,…) chiếm tới 80% tổng lượng thông tin của tổ chức. Ví dụ trong ngành ngân hàng, thông tin phi cấu trúc là hồ sơ xin vay, mở tài khoản, thư tín dụng (L/C), video giám sát hệ thống ATM, cuộc điện thoại được ghi âm của khách hàng gọi tới trung tâm dịch vụ khách hàng… Những thông tin này chiếm tỷ trọng lớn hơn nhiều so với lượng thông tin có cấu trúc được lưu trữ dưới dạng cơ sở dữ liệu (database) trong các ứng dụng như Corebanking, Switching, Card Management System…  


GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP

Một giải pháp ECM tổng thể bao gồm 2 thành phần chính: phần thực hiện việc thu nhận thông tin phi cấu trúc và phần quản lý những thông tin được thu nhận này.
Phần thu nhận thông tin phi cấu trúc thường có các tính năng: 

  • Thu nhận (Capture): scan tài liệu hoặc import file nếu không cần scan, thực thi online/oine, thu nhận từ fax server,… 
  • Phân loại (Classify): tài liệu được thu nhận vào có thể phân loại theo cách thủ công hoặc tự động (hệ thống có khả năng tự nhận dạng tài liệu và “học” cách phân loại).
  • Bóc tách (Extract): thông tin trên tài liệu được bóc tách bằng các công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), nhận dạng đánh dấu (OMR), nhận dạng ký tự thông minh – chữ viết tay (ICR),…
  • Kiểm tra (Validate): người dùng có thể kiểm tra lại và chỉnh sửa các thông tin đã được bóc tách tự động.
  • Phân phối (Deliver): thông tin được thu nhận và thông tin được bóc tách có thể được đưa vào kho chứa trung tâm hoặc các kho chứa khác.

TÍNH NĂNG CỦA PHẦN QUẢN LÝ THÔNG TIN

  • Quản lý văn bản: quản lý phiên bản, liên kết tài liệu, thư mục ảo,…
  • Quản lý luồng công việc: tạo luồng xử lý công việc, theo dõi và phân tích việc thực hiện các luồng xử lý.
  • Chính sách lưu giữ: thiết lập chính sách lưu giữ đối với từng loại thông tin, đảm bảo tính tuân thủ các chuẩn mực tài chính kế toán.
  • Quản lý vòng đời: định nghĩa vòng đời từ khi khởi tạo cho tới khi hủy hoàn toàn thông tin, cho phép tự động dịch chuyển nội dung sang các tầng lưu trữ khác nhau (tier storage) tùy theo trạng thái của thông tin, hỗ trợ nén và chống trùng lặp. 
  • Cơ chế caching: cho phép giảm kết nối lên trung tâm, tăng tốc độ tìm kiếm và truy cập tài liệu tại các điểm ở xa (chi nhánh).
  • Bảo mật: Authentication (AD, Tivoli,…), Authorization (ACLs), Auditing (FDA 21 CFR), mã hóa, chữ ký số, hủy hoàn toàn. 
  • Đánh chỉ mục và tìm kiếm: cho phép tìm kiếm dễ dàng tài liệu bằng các thao tác đơn giản và trực quan.
  • Báo cáo thống kê: xây dựng, kết xuất các thống kê về tài liệu một cách nhanh chóng
ĐỐI TƯỢNG KHÁCH HÀNG

Thông tin phi cấu trúc tồn tại trong mọi tổ chức, doanh nghiệp và 80% quy trình xử lý nghiệp vụ đều gắn liền với những thông tin này, đặc biệt là hồ sơ giấy tờ. Chính vì thế, bất cứ tổ chức, doanh nghiệp nào cũng có thể ứng dụng triển khai ECM ở một mức độ nào đó, từng phần hay một cách tổng thể và toàn vẹn. Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề có tỉ trọng ứng dụng CNTT trong điều hành tác nghiệp cao và yêu cầu xử lý thông tin phi cấu trúc là rất lớn và rất quan trọng thì việc ứng dụng ECM đã trở thành cấp thiết, ví dụ như: 

  • Ngân hàng và các tổ chức tài chính, tín dụng.
  • Các cơ quan nhà nước, chính phủ
  • Các công ty cung cấp dịch vụ viễn thông.
LỢI ÍCH MANG LẠI
Việc triển khai ECM mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, giúp cho việc quản lý nội dung, thông tin doanh nghiệp được thực hiện một cách dễ dàng, thông suốt theo đúng các tiêu chuẩn, quy trình đã định. Cụ thể:

  • Tự động hóa quy trình xử lý nghiệp vụ
  • Tập trung hóa việc quản lý thông tin
  • Cung cấp thông tin nhanh chóng và đầy đủ.
  • Hỗ trợ ra quyết định kịp thời
  • Tiết kiệm chi phí vận hành (đặc biệt là chi phí giấy tờ).
  • Dễ đánh giá chất lượng công việc
  • Giảm thiểu sai sót, giảm thiểu thiệt hại.
  • Dễ dàng kiểm tra, truy vấn thông tin     

    Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo thêm thông tin tại:  https://www.ibm.com/cloud/cloud-pak-for-business-automation/content-services

    Với nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường CNTT và là đối tác lâu năm của hãng công nghệ hàng đầu thế giới – IBM, SEATECH tự hào đã triển khai thành công nhiều dự án lớn cho các khách hàng lớn trên nền tảng IBM ECM như: Tổng cục Thuế, Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam, Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam, Ngân hàng TMCP Tiên Phong, Công ty Tài chính TNHH MTV Lotte Finance Việt Nam,…

Khách hàng đã triển khai hệ thống ECM

Tổng cục thuế - bộ tài chính

  • Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử
  • Quản lý quy trình phê duyệt hồ sơ điện tử

Ngân hàng đầu tư và phát triển việt nam

  • Thiết kế hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử
  • Thiết kế và xây dựng hệ thống phân quyền khai thác dữ liệu điện tử
  • Chuyển đổi dữ liệu ECM

Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt nam

  • Nâng cấp và chuyển đổi hệ thống ECM

Ngân hàng thương mại cổ phần tiên phong

  • Nâng cấp và chuyển đổi hệ thống ECM
  • Xây dựng hệ thống xử lý quy trình trên nền tảng ECM

Ngân hàng thương mại cổ phần hàng hải việt nam

  • Xây dựng hệ thống lưu trữ và khai thác dữ liệu điện tử trên nền tảng ECM
  • Tích hợp hệ thống ECM

Lotte Finance

  • Cung cấp dịch vụ bảo trì và hỗ trợ vận hành hệ thống lưu trữ và khai thác dữ liệu điện tử trên nền tảng ECM