Tự động hóa quy trình bằng nhân lực số

Tổng quan

RPA (Robotic Process Automation), hay còn gọi là Tự động hóa quy trình bằng robot, công nghệ dùng các robot phần mềm để mô phỏng các tương tác của con người trên giao diện đồ họa người dùng (Graphic User Interface – GUI) giữa các hệ thống khác nhau. RPA được thiết kế để xử lý các quy trình nghiệp vụ với số lượng lớn, có quy tắc và tốn nhiều thời gian. RPA không mắc lỗi và có độ chính xác 100%.

Giải pháp IBM Robotic Process Automation giúp bạn tự động hóa nhiều quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp trên quy mô lớn một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn so với RPA truyền thống. Các chương trình tự động hóa (robots/ bots) phần mềm có thể hoạt động dựa trên AI để hoàn thành các tác vụ mà không có thời gian trễ và cho phép bạn đạt được chuyển đổi số.

Lý do lựa chọn RPA

  • RPA là môt phần không thể thiếu trong chuyển đổi số doanh nghiệp, giải quyết các bài toán như số hóa dữ liệu, các công việc lặp đi lặp lại, loại bỏ sai sót và sự dư thừa trong quy trình kinh doanh,… đem lại các giá trị mới cho doanh nghiệp.
  • So với tự động hóa bằng IT truyền thống, RPA triển khai nhanh hơn, tốt hơn, rẻ hơn và không yêu cầu bất kỳ thay đổi kiến trúc CNTT nào.
  • Độ bảo mật cao, có thể để ẩn trong PC giúp người dùng vừa có thể làm việc, vừa chạy bot đồng thời.
  • RPA là giải pháp linh hoạt và dễ dàng mở rộng, tùy thuộc vào yêu cầu doanh nghiệp
  • RPA là xu hướng và có thể dễ dàng tích hợp với các công nghệ hiện đại như AI, OCR, Chatbot…

Những lợi ích vượt trội của RPA

Tiết kiệm thời gian, chi phí

  • Thay vì phải gửi email, cập nhật báo cáo tại nhiều công cụ để chuyển tiếp cho cá nhân khác, toàn bộ tác vụ đều được tự động hóa trên phần mềm. Bạn có thể chuyển tiếp dễ dàng hoặc quay lại chỉ với 1 cú click. Tiết kiệm thời gian cho các hoạt động thủ công, cải thiện hiệu suất làm việc

Linh hoạt, cải thiện năng suất 

  • Phần mềm quản lý RPA đều có thể làm việc được mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị. Điều này cho phép nhân viên làm việc bên ngoài nhưng vẫn có thể tương tác, trao đổi công việc qua di động. Như vậy, mọi công việc sẽ không bị gián đoạn bởi khoảng cách, không gian. 
  • Thay vì lập nhiều nhóm chat, tạo nhiều file dự án, email, nhà quản lý có thể thiết lập nhiều quy trình khác nhau trong một hệ thống trên phần mềm. Dễ dàng phân bổ, kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc từng cá nhân, phòng ban trên một giao diện duy nhất. 

Đảm bảo độ chính xác cao

  • Với hệ thống quản lý quy trình làm việc, lãnh đạo sẽ dễ dàng nhận thấy được vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Từ đó có thể đưa ra phương án xử lý kịp thời, đó cũng là bài học để không xảy ra lỗi sai tương tự. 

Nâng cao tinh thần trách nhiệm

  • Khi áp dụng công cụ tự động hóa trong doanh nghiệp sẽ bắt buộc tất cả nhân viên phải làm theo một quy trình thống nhất. Điều này đem đến sự minh bạch, phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công việc được phân công và chỉ cần nhìn vào quy trình người quản lý sẽ biết được ai phải làm việc gì, tiến độ công việc trong từng giai đoạn.

Lưu trữ và xử lý dữ liệu tốt

  • RPA giúp các nhà quản lý tránh được nguy cơ lộ thông tin, mất dữ liệu.
  • Nếu việc sao lưu dữ liệu ra ổ cứng, sao lưu ra nhiều máy tính khác nhau gây mất thời gian, tốt kém thì việc quản lý bằng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề này. Bởi mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây, không bị ảnh hưởng của việc mất máy tính, nhiễm virus hay các trở ngại khác,…

Ứng dụng RPA trong các lĩnh vực

  • Human Resources (HR): Giúp quản trị nhân sự tự động hóa các quy trình tuyển dụng, trả lương, yêu cầu đào tạo, xử lý đơn xin việc, nghỉ việc và thai sản,…
  • Sản xuất & phân phối dược phẩm: Kiểm soát chất lượng trong hoạt động kiểm tra nguyên liệu, sản xuất thuốc, đóng gói, kiểm tra sản phẩm sau sản xuất và chuẩn bị xuất xưởng.
  • Dịch vụ: Quy trình chăm sóc khách hàng trước, trong và sau bán hàng, quy trình xử lý khiếu nại,…
  • Du lịch: Quản lý các chuyến bay, đặt phòng khách sạn, chuyến tham quan và đặt chỗ thuê ô tô của khách hàng cho đại lý du lịch.
  • Sức khỏe: Tự động hóa quản lý việc nhận đơn thuốc từ bác sĩ thông qua quá trình lấy thuốc và đến tay bệnh nhân.
  • Các CIO tập đoàn: Tổng hợp dữ liệu thông tin, báo cáo từ nhiều nguồn hàng ngày, hàng tuần..
  • Ngân hàng, tổ chức tài chính: Hợp nhất hệ thống quản lý dữ liệu, đơn giản hóa yêu cầu xử lý lượng thông tin liên tục và lặp đi lặp lại… 
  • Các bộ phận mua sắm, cung ứng, chăm sóc khách hàng: Giải quyết công việc, báo cáo trên nền Office lặp đi lặp lại, theo một quy tắc nhất định trên phần mềm.Để biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo thêm thông tin tại: https://www.ibm.com/products/robotic-process-automation

Khách hàng đã triển khai giải pháp tự động hóa quy trình

Tổng cục thuế - bộ tài chính

  • Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử
  • Quản lý quy trình phê duyệt hồ sơ điện tử
  • Hệ thống xác thực chữ ký số tập trung

Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam

  • Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử
  • Hệ thống phân quyền khai thác dữ liệu điện tử

Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam

  • Phát triển và triển khai quy trình chuyển tiền quốc tế

  • Hệ thống vận hành khoản vay bán lẻ hiện hành

  • Hệ thống thẩm định phê duyệt quản trị rủi ro gian lận cho các sản phẩm cho vay thế chấp của khách hàng cá nhân