Tổng quan

Tự động hóa quy trình là một chuỗi các hành động diễn ra tự động, tạo ra sự xuyên suốt trong quá trình quản lý, kinh doanh của công việc, từ đó đảm bảo mọi luồng công việc đều diễn ra một cách thuận lợi, trôi chảy. Đây được xem là bước tiến hoàn toàn mới của công nghệ, giúp doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai quy trình quản lý và điều hành.

RPA là gì? Robotic Process Automation (RPA) là giải pháp tự động hóa quy trình bằng robot phần mềm, thay thế lao động thủ công thực hiện các bước lặp đi lặp lại cho một quy trình hoạt động

Giải pháp IBM Robotic Process Automation giúp bạn tự động hóa nhiều quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp và công nghệ thông tin hơn trên quy mô lớn một cách dễ dàng và nhanh chóng với RPA truyền thống. Các chương trình tự động hóa (robots/ bots) phần mềm có thể hoạt động dựa trên AI để hoàn thành các tác vụ mà không có thời gian trễ và cho phép bạn đạt được chuyển đổi số.

Tiềm năng của RPA

• RPA là môt phần không thể thiếu trong chuyển đổi số doanh nghiệp, giải quyết các bài toán như số hóa dữ liệu, các công việc lặp đi lặp lại, loại bỏ sai sót và sự dư thừa trong quy trình kinh doanh,… đem lại các giá trị mới cho doanh nghiệp.
• So với tự động hóa bằng IT truyền thống, RPA triển khai nhanh hơn, tốt hơn, rẻ hơn và không yêu cầu bất kỳ thay đổi kiến trúc CNTT nào.
• Độ bảo mật cao, có thể để ẩn trong PC giúp người dùng vừa có thể làm việc, vừa chạy bot đồng thời.
• RPA là giải pháp linh hoạt và dễ dàng mở rộng, tùy thuộc vào yêu cầu doanh nghiệp
• RPA là xu hướng và có thể dễ dàng tích hợp với các công nghệ hiện đại như AI, OCR, Chatbot…

Những lợi ích vượt trội của RPA

Tiết kiệm thời gian, chi phí

• Người dùng có thể gửi mail, cập nhật báo cáo, thao tác toàn bộ tác vụ ngay trên phần mềm. Theo đó, bạn có thể thực hiện các bước tiếp theo hoặc quay lại dễ dàng. Tiết kiệm tối đa thời gian, cải thiện được hiệu suất làm việc. 
• Thay vì phải gửi email, cập nhật báo cáo tại nhiều công cụ để chuyển tiếp cho cá nhân khác, toàn bộ tác vụ đều được tự động hóa trên phần mềm. Bạn có thể chuyển tiếp dễ dàng hoặc quay lại chỉ với 1 cú click. Tiết kiệm thời gian cho các hoạt động thủ công, cải thiện hiệu suất làm việc

Linh hoạt, cải thiện năng suất 

• Phần mềm quản lý RPA đều có thể làm việc được mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị. Điều này cho phép nhân viên làm việc bên ngoài nhưng vẫn có thể tương tác, trao đổi công việc qua di động. Như vậy, mọi công việc sẽ không bị gián đoạn bởi khoảng cách, không gian. 
• Thay vì lập nhiều nhóm chat, tạo nhiều file dự án, email, nhà quản lý có thể thiết lập nhiều quy trình khác nhau trong một hệ thống trên phần mềm. Dễ dàng phân bổ, kiểm soát và đánh giá chất lượng công việc từng cá nhân, phòng ban trên một giao diện duy nhất. 

Đảm bảo độ chính xác cao

• Một doanh nghiệp hoạt động không thể tránh khỏi sai sót là điều. Thế nhưng chủ động trong việc xác định đúng lỗi và ngăn ngừa chúng ngay từ đầu là điều hoàn toàn có thể làm được. 
• Với hệ thống quản lý quy trình làm việc, lãnh đạo sẽ dễ dàng nhận thấy được vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải. Từ đó có thể đưa ra phương án xử lý kịp thời, đó cũng là bài học để không xảy ra lỗi sai tương tự. 

Nâng cao tinh thần trách nhiệm

• Khi áp dụng công cụ tự động hóa quản lý trong doanh nghiệp sẽ bắt buộc tất cả nhân viên phải làm theo một quy trình thống nhất. Điều này đem đến sự minh bạch, phân định rõ trách nhiệm của từng cá nhân đối với công việc được phân công…
• Nhân viên sẽ không thể đưa ra lý do “không nhận được email” hay “không đọc email” để rũ bỏ trách nhiệm đối với công việc được lãnh đạo giao phó. Vì chỉ cần nhìn vào quy trình, người quản lý sẽ biết được ai phải làm việc gì, tiến độ công việc trong từng giai đoạn.

Lưu trữ và xử lý dữ liệu tốt

• Tự động hóa quản lý bằng các phần mềm RPA giúp các Giám đốc dễ dàng hơn trong việc quản lý công ty. Đặc biệt là tránh nguy cơ lộ thông tin, mất dữ liệu.
• Nếu việc sao lưu dữ liệu ra ổ cứng, sao lưu ra nhiều máy tính khác nhau gây mất thời gian, tốt kém thì việc quản lý bằng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề này. Bởi mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên đám mây, không bị ảnh hưởng của việc mất máy tính, nhiễm virus hay các trở ngại khác,…